Yeni Site Yönetimi Sözleşmesi Nasıl Seçilir? 5 Kritik Soru
Merhaba, Akel Bina ve Site Yönetimi ailesi olarak, yıllardır İstanbul’un çeşitli semtlerindeki sitelerde ve apartmanlarda profesyonel yönetim hizmetleri sunuyoruz. Eğer siz de bir site yönetim kurulu üyesiyseniz veya kat maliki olarak yeni bir yönetim sözleşmesi arıyorsanız, bu süreç stresli olabilir. Yanlış bir seçim, aidat kayıplarından yasal sorunlara kadar pek çok baş ağrısına yol açabilir. Türkiye’de Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre, 8’den fazla bağımsız bölüm içeren binalarda profesyonel yönetici zorunlu hale gelmiş durumda. Bu yazıda, yönetim şirketi seçerken sormanız gereken 5 kritik soruyu detaylıca ele alacağız. Ayrıca, dikkat etmeniz gereken kırmızı bayrakları ve gerçek hayattan ilham alan başarı hikayelerini paylaşacağız. Amacımız, kararınızı bilinçli kılmak ve sitenizin huzurlu bir geleceğe adım atmasını sağlamak. Haydi başlayalım!
1. Şirketin Deneyimi ve Referansları Ne Kadar Güçlü?
Yönetim şirketi seçerken ilk soracağınız soru, “Ne kadar deneyiminiz var ve referanslarınız neler?” olmalı. Piyasada yüzlerce şirket var, ancak hepsi aynı kalitede değil. Tecrübe, sadece yıl sayısı değil; benzer büyüklükte sitelerde yönetilen proje sayısı ve başarı oranıyla ölçülür. Örneğin, Akel Bina Yönetimi olarak 15 yılı aşkın süredir 50’den fazla sitede hizmet veriyoruz ve her birinde kat maliklerinden olumlu geri bildirimler alıyoruz.
Bu soruyu sorarken, şirketten son 3-5 yıldaki referanslarını isteyin. Bağımsız denetim raporları, müşteri yorumları veya site ziyaretleri talep edin. Neden önemli? Deneyimsiz bir şirket, aidat toplama süreçlerini yönetemeyebilir veya yasal uyum sorunları yaşayabilir. Kat Mülkiyeti Kanunu’na hakimiyet, yönetici seçiminde temel bir şarttır. Referansları kontrol etmek, şirketin güvenilirliğini doğrular. Eğer referanslar zayıfsa veya verilmiyorsa, bu bir uyarı sinyali olabilir. Pratik ipucu: Google veya Armut gibi platformlarda şirket yorumlarını okuyun; gerçek kullanıcı deneyimleri en iyi rehberdir.
2. Hizmet Kapsamınız Tam Olarak Ne İster?
İkinci kritik soru: “Hizmet kapsamınız aidat toplama, bakım onarım ve yasal danışmanlıktan öte neyi kapsıyor?” Her site farklı ihtiyaçlara sahip; bazıları havuz ve spor salonu yönetimi isterken, diğerleri deprem güçlendirme gibi teknik destek arar. Profesyonel bir şirket, sadece temel hizmetleri değil, 7/24 acil müdahale, dijital raporlama ve sürdürülebilirlik çözümlerini de sunmalıdır.
Örneğin, kapsamlı bir sözleşme, ortak alan temizliğinden güvenlik kameralarına, enerji tasarrufu danışmanlığından sigorta yönetimlerine kadar geniş bir yelpazeyi içermelidir. Boğaziçi Yönetim gibi firmalar, toplu konutlarda bu bütünleşik yaklaşımın faydalarını vurguluyor. Soruyu sorarken, sitenizin özel ihtiyaçlarını (örneğin, otopark yönetimi veya yeşil alan bakımı) belirtin ve teklifin buna göre uyarlanıp uyarlanmadığını kontrol edin. Eksik kapsam, ileride ek ücretlere yol açar. Akel olarak, her sözleşmeyi siteye özel özelleştiriyoruz – bu, uzun vadeli memnuniyetin anahtarı.
3. Ücret Yapısı ve Sözleşme Şartları Şeffaf Mı?
Üçüncü soru: “Ücretleriniz nasıl hesaplanıyor ve sözleşme fesih şartları neler?” Aidatlar sitenizin en hassas konusu; sürpriz zamlar veya gizli masraflar huzuru bozar. İyi bir şirket, aidatın %5-10’u oranında şeffaf bir ücret yapısı sunar ve her kalemi detaylandırır (temizlik, personel maaşı vb.).
Sözleşme süresi genellikle 1-3 yıl olur, ancak erken fesih için net kurallar olmalı – örneğin, 3 aylık ihbar süresi. Kat malikleri kurulu toplantısında aday gösterilmesi ve çoğunluk onayı gibi yasal adımları unutmayın. Bu soruyu sorarken, örnek bir bütçe tablosu isteyin. Eğer ücretler belirsizse veya zam mekanizmaları sınırsızsa, kaçının. Pratikte, bu şeffaflık aidat tasarrufu sağlar; örneğin, Akel’de yıllık raporlarla her kuruşu takip ediyoruz.
4. Teknoloji ve İletişim Araçlarınız Neler?
Dördüncü soru: “Hangi dijital araçlarla şeffaflık ve iletişimi sağlıyorsunuz?” Günümüzde kağıt raporlar yetersiz; mobil app’ler, online portal ve WhatsApp grupları standart olmalı. Kat malikleri, aidat ödemelerini takip edebilmeli, bakım taleplerini anında iletebilmeli.
Özellikle pandemi sonrası, uzaktan yönetim kritik hale geldi. Şirketin CRM sistemi veya bulut tabanlı raporlama olup olmadığını sorun. Bu, zaman tasarrufu ve az şikayet anlamına gelir. Eğer şirket analog yöntemlere bağlıysa, modern ihtiyaçlarınıza uymayabilir. Akel Bina Yönetimi’nde, özel bir portal ile tüm işlemleri dijitalleştiriyoruz – bu, kat maliklerinin %90’ından fazla memnuniyet sağlıyor.
5. Acil Durum ve Kriz Yönetimi Planınız Var Mı?
Son soru: “Acil durumlar (deprem, yangın veya su baskını) için planınız nedir?” Türkiye’de deprem riski yüksek; iyi bir şirket, afet planı, sigorta entegrasyonu ve eğitim programları sunar. Bu, sadece yasal zorunluluk değil, hayat kurtarır.
Planı detaylı sorun: Tatbikat sıklığı, 7/24 hotline ve yedek personel var mı? Profesyonel firmalar, bu alanda uzmanlaşmış ekiplerle çalışır. Zayıf bir plan, büyük kayıplara yol açar. Akel olarak, her sitede yıllık deprem simülasyonları düzenliyoruz.
Kaçınılması Gereken Kırmızı Bayraklar
Yönetim şirketi seçerken bazı işaretler tehlike çanlarını çalar. Birincisi, şeffaflık eksikliği: Referans vermemek veya sözleşme detaylarını gizlemek. İkincisi, aşırı düşük ücretler – kaliteli hizmet ucuz olamaz, bu genellikle personel kalitesizliğinin işareti. Üçüncüsü, yasal uyumsuzluk: Kat Mülkiyeti Kanunu’nu bilmemek veya sigortasız personel çalıştırmak. Dördüncüsü, kötü iletişim: Toplantılara katılmamak veya şikayetleri görmezden gelmek. Son olarak, gizli zamlar veya ek masraflar – bunlar aidat isyanlarına yol açar. Bu bayrakları gördüğünüzde, alternatif arayın; yoksa siteniz kaosa sürüklenir.
Başarı Hikayeleri: Gerçek Değişim Örnekleri
Başarı hikayeleri, soyut tavsiyeleri somutlaştırır. İstanbul’un Anadolu Yakası’ndaki bir sitede, eski yönetim aidat kaçakçılığı nedeniyle iflasa sürüklenmişti. Yeni şirket olarak Akel’i seçtiler. 5 kritik soruyu sorarak hizmet kapsamımızı doğruladılar ve ilk yılda aidat tahsilatını %95’e çıkardık. Kat malikleri, dijital portal sayesinde bakım taleplerini anında çözdü; bir deprem tatbikatı sırasında hızlı müdahalemiz, güveni pekiştirdi. Sonuç: Aidatlar %15 düştü, site değeri arttı.
Başka bir örnek: Kadıköy’deki orta ölçekli bir apartmanda, kırmızı bayrak olarak düşük ücretli bir şirket seçilmişti. Şikayetler çoğalınca değiştirdiler. Yeni firmaları, referansları güçlü bir profesyonel ekiple 2 yılda huzuru getirdi – enerji tasarrufuyla aylık 10 bin TL tasarruf sağlandı. Bu hikayeler, doğru seçimin sadece sorun çözmediğini, değer kattığını gösteriyor.
Akel ile Güvenli Bir Başlangıç Yapın
Yeni site yönetimi sözleşmesi seçmek, sitenizin geleceğini şekillendirir. Bu 5 soruyu sorun, kırmızı bayraklara dikkat edin ve başarı hikayelerinden ilham alın. Akel Bina ve Site Yönetimi olarak, şeffaflık ve uzmanlıkla yanınızdayız. Ücretsiz danışmanlık için www.akelbinayonetimi.com üzerinden iletişime geçin – lead generation değil, gerçek ortaklık sunuyoruz!