Apartman yönetimi, karmaşık ve kapsamlı bir görevdir. Yöneticiler, yasalara ve yönetmeliklere uymak, binanın günlük işleyişini yönetmek ve sakinlerin refahını sağlamak zorundadır. Bu sorumlulukları yerine getirebilmek için, yöneticilerin çeşitli belgelere ve kayıtlara ihtiyacı vardır.

Bu yazıda, apartman yönetimleri için gerekli belgeleri kapsamlı bir şekilde inceleyeceğiz. Hangi belgelerin ne zaman ve nasıl hazırlanması gerektiği, yasalara uygunluk ve şeffaflık için hangi belgelerin saklanması gerektiği gibi konularda bilgi vereceğiz.

Apartman Yönetimleri için Gerekli Belgeler

Apartman yönetimleri için gerekli belgeleri genel olarak şu şekilde kategorize edebiliriz:

1. Yasal Belgeler:

• Kat Mülkiyeti Kanunu ve Yönetmeliği: Apartman yönetiminin temelini oluşturan yasal metinlerdir. Her yöneticinin bu metinleri okuması ve uygulaması zorunludur.
• Tapu Belgeleri: Binanın ve bağımsız bölümlerin tapu belgeleri, yönetim kurulu tarafından saklanmalıdır.
• Yönetim Planı: Binaya özel olarak hazırlanan ve kat malikleri kurulunca onaylanan yönetim planı, yönetim kurulunun çalışma prensiplerini ve sorumluluklarını belirler.
• Yönetim Kurulu Seçim Tutanağı: Kat malikleri kurulunca yapılan yönetim kurulu seçimi tutanağı, seçilen üyeleri ve görev sürelerini belgelemektedir.
• Karar Defteri: Kat malikleri kurulu ve yönetim kurulu tarafından alınan kararlar, karar defterine işlenerek saklanır.

2. İdari Belgeler:

• Personel Dosyaları: Apartmanda çalışan personelin (kapıcı, temizlikçi, güvenlik vb.) işe alım belgeleri, sözleşmeleri, sigorta belgeleri ve maaş bordroları gibi belgeler personel dosyalarında saklanır.
• Aidat Bordroları: Her kat maliki için ayrı ayrı tutulan aidat bordroları, ödenen ve kalan aidat tutarlarını gösterir.
• Gider Belgeleri: Fatura, makbuz, banka dekontu gibi tüm gider belgeleri titizlikle saklanmalıdır.
• Toplantı Tutanakları: Kat malikleri kurulu ve yönetim kurulu toplantılarının tutanakları, alınan kararları ve görüşmeleri belgelemektedir.
• Sigorta Belgeleri: Bina ve bağımsız bölümler için yaptırılan tüm sigorta poliçeleri ve belgeleri saklanır.

3. Mali Belgeler:

• Banka Hesap Hareketleri: Apartman yönetiminin banka hesap hareketlerini gösteren dekontlar ve hesap dökümleri saklanır.
• Gelir-Gider Tablosu: Her yıl düzenli olarak hazırlanan gelir-gider tablosu, apartmanın mali durumunu özetler.
• Bütçe: Gelecek yıl için planlanan gelir ve giderleri gösteren bütçe, kat malikleri kurulunca onaylanır.

Apartman Yönetimleri için Gerekli Belgelerin Saklanması ve Arşivlenmesi

Apartman yönetimleri için gerekli tüm belgeler, yasal süreler ve yönetmeliklere uygun şekilde saklanmalı ve arşivlenmelidir. Genel olarak, belgelerin en az 10 yıl süreyle saklanması tavsiye edilir.

Belgelerin saklanması için güvenli ve düzenli bir arşiv sistemi kurulmalıdır. Dijital arşivleme sistemleri de kullanılabilir.

Apartman yönetimi, sorumluluk bilinci ve titizlik gerektiren bir görevdir. Yöneticiler, yasalara ve yönetmeliklere uygun şekilde hareket etmek ve tüm işlemleri belgelemek zorundadır. Bu yazıda ele alınan belgeler, apartman yönetiminin yasal ve mali açıdan şeffaf bir şekilde yürütülmesi için gereklidir.

Apartman Yönetimi Nasıl Resmileşir? Apartman Yönetimleri için Gerekli Belgeler

Apartmanlarda düzenli ve huzurlu bir yaşam için apartman yönetiminin resmi bir şekilde kurulması ve faaliyet göstermesi oldukça önemlidir. Peki, apartman yönetimi nasıl resmileşir ve bu süreçte apartman yönetimleri için gerekli belgeler hangileridir? Bu yazımızda, apartman yönetimlerinin resmiyete kazandırılması ile ilgili tüm detayları ve gerekli belgeleri ele alacağız.

Apartman Yönetimini Kurma Aşamaları:

1. Genel Kurul Toplantısı: İlk aşamada, kat maliklerinin en az üçte birinin katılımıyla bir genel kurul toplantısı düzenlenmelidir. Bu toplantıda apartman yönetiminin kurulmasına karar verilir ve yönetim planı taslağı görüşülür.

2. Yönetim Planı Taslağı: Yönetim planı taslağı, apartmanın işleyişi, aidatların belirlenmesi ve tahsilatı, yönetim kurulu seçimi gibi konularda kuralları belirler. Bu taslak, genel kurulda kat maliklerinin görüşlerine sunulur ve oylamaya geçilir.

3. Yönetim Planı ve Karar Defteri Tasdikleri: Yönetim planı taslağı kabul edildikten sonra, noter tasdikli olarak iki nüsha halinde hazırlanmalıdır. Ayrıca, apartman yönetiminin kararlarını kayıt altına alacağı karar defteri de noter tarafından tasdik edilir.

4. Vergi Dairesi Kaydı: Apartman yönetimi, vergi dairesine giderek kurumlar vergisi mükellefiyeti için kayıt yaptırır. Bu işlem için gerekli belgeler şunlardır:

   • Vergi dairesi kayıt beyannamesi
   • Yönetim planı ve karar defterinin noter tasdikli nüshaları
   • Apartmanın tapu senedi
   • Yönetici seçilmişse, yöneticinin kimlik belgesi

5. Bankada Hesap Açılması: Apartman yönetimi, aidatların tahsilatı ve giderlerin ödenmesi için bir banka hesabı açmalıdır. Hesap açılışı için gerekli belgeler şunlardır:

   • Vergi dairesi kayıt belgesi
   • Yönetim planı ve karar defterinin noter tasdikli nüshaları
   • Apartmanın tapu senedi
   • Yönetici seçilmişse, yöneticinin kimlik belgesi
   • Bankanın talep ettiği diğer belgeler

Apartman Yönetimleri için Gerekli Belgeler: Apartman Yöneticisini Kimler Denetler?

Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre apartman yöneticisi, kat malikleri kurulu tarafından seçilir ve denetlenir. Bu denetim, şeffaf bir yönetim anlayışının sağlanması ve yasalara uyulmasının kontrol edilmesi açısından büyük önem taşır. Apartman yöneticisini denetlemekle yükümlü olanlar şunlardır:

• Kat Malikleri Kurulu: En temel denetim kat malikleri kurulu tarafından gerçekleştirilir. Yönetici, kurula düzenli olarak faaliyet raporu sunmak ve mali bilgileri açıklamak zorundadır. Kat malikleri, yöneticinin performansını değerlendirebilir ve gerekirse görevden almasını talep edebilir.
• Denetim Kurulu: Beş veya daha fazla bağımsız bölümden oluşan binalarda, kat malikleri kurulu tarafından seçilen üç kişilik bir denetim kurulu bulunur. Bu kurulun görevi, yönetim kurulunun kararlarını ve işlemlerini denetlemek, mali kayıtları incelemek ve usulsüzlükleri kat malikleri kuruluna bildirmektir.
• Belediye: Belediyeler, imar ve çevre mevzuatı ile ilgili konularda apartman yönetimlerini denetleme yetkisine sahiptir. Kaçak yapı, çevre kirliliği gibi durumlarda belediye, gerekli yaptırımları uygulama hakkına sahiptir.
• Mahkeme: Kat malikleri, yönetici ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık yaşarsa veya yasalara aykırı bir durum tespit ederse mahkemeye başvurabilir. Mahkeme, gerekli incelemeleri yaparak karara varır.

Kat Maliklerinin Hakları

Kat Mülkiyeti Kanunu‘na göre kat malikleri, yönetim tarafından yapılan işlemleri denetleme ve hesapları inceleme hakkına sahiptir. Bu hak, kat maliklerinin yönetime karşı şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkesini gözetmesini sağlamaktadır.

Hesap İnceleme Yetkisi Nasıl Kullanılır?

Kat malikleri, yönetim planında aksine bir hüküm bulunmadığı sürece, her yıl olağan genel kurulda veya olağanüstü genel kurulda yönetim tarafından sunulan aidat ve gider kalemlerini inceleyebilirler. Bu inceleme sırasında kat malikleri, faturaları, banka hesap dökümlerini ve diğer ilgili apartman yönetimleri için gerekli belgeleri görme ve inceleme hakkına sahiptir.

Yönetim Hesaplarını İncelerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kat malikleri, yönetim hesaplarını incelerken şu hususlara dikkat etmelidirler:

• Yetkili Kişiler: Hesap incelemesini sadece kat malikleri veya vekilleri yapabilir. Yetkisiz kişiler incelemeye katılamaz.
• Usul ve Şekil: Hesap incelemesi, yönetim planında belirtilen usul ve şekle uygun olarak yapılmalıdır.
• Saygılı Tutum: İnceleme sırasında yönetim kuruluna ve diğer kat maliklerine karşı saygılı bir tutum sergilenmelidir.

Apartman Yönetimleri için Gerekli Belgeler: Bina Yöneticisi Olmak İçin Neler Gerekli?

Apartmanda huzurlu ve düzenli bir yaşam için etkili bir yönetim şarttır. Bu yönetimi sağlamak ise bina yöneticisine düşer. Peki, bina yöneticisi olmak için ne gerekli? Bu konuyu merak ediyorsanız “Apartman Yöneticisi Nasıl Seçilir?” konulu yazımızı okuyabilirsiniz.