Apartman Genel Kurul Çağrısı ve Tebligat Usulü: 15 Gün Kuralı ve İptal Riski

1. Genel Kurulların Hukuki Temeli

634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, apartman ve sitelerin idaresinde kat maliklerinin iradesini esas alır. Kat malikleri kurulu (genel kurul), maliklerin oy kullandığı ve binanın yönetimine dair kararların alındığı organdır. Bir genel kurulun aldığı kararların tüm kat maliklerini bağlayabilmesi için toplantının hem usul (şekil) hem de esas bakımından kanuna uygun olması gerekir.

Hukukta usul, sonucu doğrudan etkiler: Bir kararın içeriği ne kadar haklı olursa olsun, izlenen yöntem hatalıysa karar sakatlanabilir. Toplantıya katılma hakkı olan tek bir kat malikine usulüne uygun çağrı yapılmaması bile, o malikin oy hakkını kullanamaması anlamına gelir ve alınan kararların iptali için gerekçe oluşturabilir.

2. Olağan Genel Kurul: Toplantı Zamanı

Olağan genel kurullar, binanın düzenli aralıklarla yapmak zorunda olduğu toplantılardır. Kat Mülkiyeti Kanunu‘nun 29. maddesi zamanlamayı şöyle düzenler:

A. Yönetim Planındaki Tarih Esastır

Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda toplanır. Yönetim planında “Genel kurul her yıl mayıs ayının ilk pazar günü yapılır” gibi net bir hüküm varsa, toplantı o tarihte yapılır.

B. Yönetim Planında Tarih Yoksa: Ocak Ayı Kuralı

Yönetim planında toplantı zamanına ilişkin bir hüküm yoksa, toplantı her takvim yılının ilk ayı (ocak) içinde yapılır. Toplu yapılarda (sitelerde) ise kurullar en geç iki yılda bir, yönetim planında gösterilen zamanlarda; böyle bir zaman gösterilmemişse ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.

C. Çağrı Mektubu ve İkinci Toplantı Tarihi

Olağan toplantı tarihi yönetim planından ya da kanundan bilinse de, iyi bir yönetim; toplantının tarihini, saatini, yerini ve gündem maddelerini (işletme projesi, yönetici seçimi, ibra vb.) içeren yazılı bir çağrıyı tüm maliklere zamanında ulaştırır. Çağrıda, ilk toplantıda yeter sayı sağlanamazsa ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilmelidir. Kanuna göre iki toplantı arasındaki süre yedi günden az olamaz.

3. Olağanüstü Genel Kurul: 15 Gün Şartı

Olağan toplantı zamanını beklemeyi imkânsız kılan durumlarda (deprem güçlendirmesi, müteahhitle yaşanan hukuki sorun, yöneticinin istifası, büyük bir mali açık gibi) olağanüstü genel kurul toplanır. Olağanüstü toplantının çağrı usulü olağan toplantıya göre daha sıkıdır:

• Çağrı yetkisi: Olağanüstü toplantı; yönetici, denetçi veya kat maliklerinin üçte birinin (1/3) istemi üzerine yapılır. Bu yetkililer dışındaki kişilerin yaptığı çağrılar geçersiz sayılabilir.
• Sebep gösterme zorunluluğu: Toplantıyı gerektiren önemli sebep, çağrı metninde açıkça belirtilmelidir.
• 15 günlük süre: KMK 29. madde, toplantı için istenilen tarihten en az 15 gün önce, bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla toplantı sebebinin bildirilmesini şart koşar. Yargıtay uygulamasında bu sürenin, çağrının malike ulaştığı tarihten itibaren hesaplanması esas alındığı için postadaki gecikmeler de hesaba katılmalıdır.
• Gündem dışına çıkılmaması: Olağanüstü toplantıda yalnızca çağrıda bildirilen konu görüşülmelidir. Toplantı sırasında “Aidat artışını da konuşalım” gibi gündem dışı eklemelerle alınan kararlar iptal riski taşır.

4. Yasal Tebligat Yöntemleri

Kat Mülkiyeti Kanunu, çağrının nasıl ulaştırılacağını açıkça belirler. Kolaylık olsun diye bu yöntemlerin dışına çıkmak, sonradan kararların iptaline yol açabilir.

A. Kanunda Sayılan Yöntemler

1. İmza karşılığı teslim: Binada oturan kat maliklerine çağrı elden verilir ve imzaları bir tebliğ listesine alınır. İmzanın malikin kendisine ait olması en güvenli yoldur; aile bireyi veya kiracının imzası, uyuşmazlık hâlinde tartışma konusu olabilir.

2. Taahhütlü mektup: Binada oturmayan (dairesini kiraya vermiş ya da boş tutan) maliklere çağrı, PTT üzerinden iadeli taahhütlü mektupla gönderilmelidir. Gönderinin barkodu ve teslim belgesi, yönetimin elindeki en önemli ispat aracıdır.

B. WhatsApp, SMS ve E-posta Geçerli mi?

WhatsApp grubuna yazılan mesaj ya da SMS, KMK’da sayılan yöntemlerden biri değildir; bu nedenle tek başına yeterli bir çağrı sayılmaz. Yönetim planında elektronik bildirime izin veren bir hüküm bulunması ve maliklerin buna yazılı onay vermiş olması durumu değiştirebilir; ancak bu konuda mahkemelerin değerlendirmesi farklı olabilir. Apartman WhatsApp gruplarının hukuki riskleri de düşünüldüğünde en güvenli yol; dijital bildirimi hatırlatma olarak kullanmak, asıl çağrıyı imzalı teslim veya iadeli taahhütlü mektupla yapmaktır.

5. Usulsüz Çağrının Sonucu: Kararlar İptal Edilebilir mi?

Evet. 15 günlük süreye uyulmaması, binada oturmayan malike mektup gönderilmemesi, elden teslimde imza alınmaması veya gündemin eksik bildirilmesi, genel kurul kararlarının iptali için dava açılmasına yol açabilir.

A. Genel Kurul Kararlarının İptali Davası (KMK Madde 33)

Toplantıya katılıp karara aykırı oy kullanan malikler ile usulsüz çağrı nedeniyle toplantıya katılamayan malikler, binanın bulunduğu yerdeki Sulh Hukuk Mahkemesi‘nde kararların iptalini isteyebilir.

B. Hak Düşürücü Süreler

• Toplantıya katılıp aykırı oy kullanan malik, karar tarihinden itibaren 1 ay içinde dava açmalıdır.
• Toplantıya katılmayan malik, kararı öğrendiği tarihten itibaren 1 ay içinde ve her hâlde karar tarihinden itibaren 6 ay içinde dava açmalıdır.

C. İptal Kararının Olası Sonuçları

Mahkeme çağrının usulsüz yapıldığını tespit ederse, oy birliğiyle alınmış kararlar dahil toplantıdaki kararları iptal edebilir. Bunun pratikte doğurabileceği sonuçlar:

• Toplantıda seçilen yöneticinin görevi tartışmalı hâle gelir.
• Toplantıda kabul edilen işletme projesi ortadan kalkabilir; bu projeye dayanan aidat talepleri itiraza açık hâle gelir.
• Bu kararlara dayanılarak başlatılan aidat icra takipleri ve davalar zayıflayabilir.
• Yönetimin o dönemde yaptığı sözleşmeler ve harcamalar tartışma konusu olabilir.

Toplantıya katılım ve oy kullanma kuralları için vekâlet verme sınırı ve kiracıların genel kurulda oy hakkı yazılarımıza da göz atabilirsiniz.

6. Profesyonel Yönetimle Genel Kurul Süreci

Genel kurul süreci; malik adreslerinin güncel tutulmasından taahhütlü mektupların zamanında gönderilmesine, hazirun cetvelinin ve toplantı tutanağının doğru hazırlanmasına kadar dikkat isteyen bir iştir. Gönüllü yöneticiler için bu süreç hem yorucu hem de hata yapmaya açıktır.

Akel Bina Yönetimi olarak yönettiğimiz apartman ve sitelerde genel kurul çağrısından toplantı tutanağına kadar süreci kanuna uygun şekilde yürütüyoruz. Aşağıdaki tablo, sık yapılan hatalarla profesyonel bir yönetimin uyguladığı yöntemi karşılaştırıyor:

Sık Sorulan Sorular

Olağan genel kurul için de 15 gün önceden çağrı yapmak gerekir mi?

Kanundaki 15 günlük süre açıkça olağanüstü toplantılar için düzenlenmiştir. Olağan toplantının zamanı yönetim planında ya da kanunda belirlidir; yine de uyuşmazlık yaşamamak için olağan toplantılarda da çağrıyı en az 15 gün önce yazılı yapmak iyi bir uygulamadır.

Genel kurul çağrısı WhatsApp’tan yapılabilir mi?

WhatsApp mesajı tek başına yeterli bir çağrı sayılmaz. Çağrı imza karşılığı teslim veya iadeli taahhütlü mektupla yapılmalı; WhatsApp ve SMS ancak hatırlatma olarak kullanılmalıdır.

İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ne olur?

İkinci toplantı, ilk çağrıda belirtilen yer ve tarihte yapılır. İki toplantı arasındaki süre yedi günden az olamaz.

Usulsüz çağrıyla alınan kararlara ne zamana kadar itiraz edilebilir?

Toplantıya katılıp aykırı oy kullanan malik karar tarihinden itibaren 1 ay; toplantıya katılmayan malik kararı öğrendiği tarihten itibaren 1 ay ve her hâlde karar tarihinden itibaren 6 ay içinde Sulh Hukuk Mahkemesi’nde iptal davası açabilir.